راهنمای ثبت شرکت

مدارک لازم برای ثبت شرکت ها را می‌توان در دو دسته‌ی مدارک عمومی (که برای تاسیس شرکت‌های مختلف یکسان هستند) و مدارک اختصاصی (که بسته به موضوع فعالیت متفاوت است) قرار داد. البته باید توجه داشت که شیوه تنظیم رسمی مدارک عمومی با هم متفاوت است.

مدارک شناسایی :
کارت ملی هوشمند و شناسنامه عکس‌دار به همراه کلیه توضیحات ضروری برای کلیه اعضا مهمترین مدارک برای تاسیس شخصیت حقوقی است.
همچنین، توجه داشته باشید که:
● ارائه کارت پایان خدمت یا معافیت سربازی برای ثبت شرکت ضروری نیست. ● اگر استعلام سابقه کیفری و سوء پیشینه لازم باشد، به صورت خودکار در سامانه ثبت شرکت ها و موسسات انجام خواهد شد. ● ارائه مدرک تحصیلی ضروری نیست؛ اما برای اخذ مجوز فعالیت در حوزه‌های تخصصی ممکن است لازم باشد. مثلا اگر قصد تاسیس شرکت مهندسی دارید و می‌خواهید در نام آن از کلماتی همچون “مهندسی” یا “مهندسان” استفاده کنید، ارائه مدارک تحصیلی معتبر و مرتبط ضروری است.

تقاضانامه :
تنظیم تقاضانامه ثبت شرکت برای دریافت اظهارنامه ضروری است. کارشناسان اداره ثبت اطلاعاتِ تقاضانامه ثبت‌شده را به دقت بررسی می‌کنند، و باقی مراحل ثبت شرکت طبق همین اظهارات پیش خواهد رفت.

اظهارنامه :
اظهارنامه ثبت شرکت از اوراق بهادار است که باید از اداره ثبت شرکت‌ها تهیه شود، و تمام بندهای آن را با دقت برای پیش‌برد مسیر تاسیس شرکت پر کرد.

اساس‌نامه :
اساس‌نامه رکن اصلی شرکت‌های سهامی خاص، سهامی عام، مختلط سهامی و تعاونی است (انواع شرکت‌ها در ادامه معرفی شده‌اند).
روابط شرکا با یکدیگر، حدود اختیارات، نحوه تقسیم سود، قوانین اداره مجموعه، نظارت بر عملکرد مدیران، رابطه با سهامداران و شرایط انحلال شرکت در این سند ثبت می‌شود. نام و موضوع شرکت، مدت زمان شرکت، مرکز اصلی آن، میزان سرمایه و سایر موارد مرتبط هم در این تفاهم‌نامه درج می‌شوند.
اساس‌نامه باید به دست کارشناس ثبت شرکت با توجه به نیازها و شرایط شرکت تنظیم شود، و تمام اعضا با امضای خود آن را تایید کنند. تغییر مندرجات آن هم منوط به برگزاری مجمع عمومی و تصمیم اکثریت شرکاست.

شرکت‌نامه : شرکت‌نامه رکن اساسی اصلی با مسئولیت محدود، تضامنی، نسبی و مختلط ‌غیر سهامی است. نام و نوع شرکت، مدت زمان و محل شرکت، میزان سرمایه، مشخصات مدیران و بازرسان آن، سهم شرکا، نحوه تقسیم سود و زیان، شرایط انحلال شرکت و … در این سند درج می‌شود؛ به علاوه هرنوع قرار بین اعضا برای مدیریت.
تنظیم و تکمیل شرکت‌نامه برای ثبت شرکت نیز مانند سایر اوراق مهم نیز باید با دقت و تسلط کامل انجام شود. در پایان، شرکت‌نامه توسط تمامی شرکا تایید و امضا می‌شود.

صورت‌جلسه هیات‌ مدیره :
تصمیمات هیات‌ مدیره باید در قالب صورت‌جلسه تنظیم، و به اداره ثبت شرکت ها تسلیم شود. در واقع این برگه خلاصه مذاکرات و تصمیمات نهایی هیات‌ مدیره را شامل می‌شود. توجه داشته باشید که برای رسمیت یافتن این جلسات، حداقل نیمی از اعضا باید در آن حضور داشته باشند.
نکات مهم تنظیم این سند عبارت‌اند از:
● ثبت دقیق تاریخ برگزاری شامل ساعت آغاز و پایان
● انسجام مطالب و ارتباط موضوعات

اقرارنامه :
اقرارنامه یک مدرک مجزا برای ثبت شرکت نیست؛ و در اصل بندی است که در متن صورت‌جلسه شرکت‌های مسئولیت محدود و سهامی خاص درج می‌شود. پس از مشخص شدن اعضای هیات مدیره و انتخاب مدیرها، این متن نوشته می‌شود و توسط همه آنها امضا می‌شود. نمونه متن اقرارنامه را در ادامه می‌بینید:
«تمام اعضای هیات‌ مدیره و بازرسان اقرار می‌کنند که دارای سوء پیشینه کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل 141 قانون اساسی و مواد 111 و 126 و 147 لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.»
امضای این سند به معنای نداشتن هیچ‌گونه نسبت خانوادگی بازرسان با مدیران شرکت و عدم دریافت حقوق از آنها هم است.

گواهی تامین سرمایه شرکت :
گواهی دارایی شرکت‌ها از دیگر مدارک لازم برای ثبت آنهاست، که با استعلام از بانک تهیه می‌شود. میزان سپرده بانکی مدنظر باید با سرمایه اعلام‌شده منطبق باشد.

تقویم‌نامه :
تقویم کردن به معنی قیمت‌گذاری آورده‌های غیر نقدی اعضای شرکت توسط کارشناسان دادگستری در حضور شرکاست. سند حاصل از اینکار تقویم‌نامه نام دارد و برای تاسیس شرکت ضروری‌ست.

مجوز فعالیت :
مجوز فعالیت می‌تواند جواز تاسیس، پروانه بهره‌برداری، پروانه ساخت، جواز کسب یا هر گواهی فعالیت صادرشده از نهادهای قانونی باشد. این مدرک برای ثبت شرکت‌هایی الزامی است که موضوع فعالیت آنها به مجوزِ مراجع ذی‌صلاح احتیاج دارد.

کارت بازرگانی :
ارائه کارت بازرگانی برای ثبت شرکت‌های بازرگانی و فعالیت در زمینه واردات و صادرات ضروری است.

وکالت‌نامه و قیم‌نامه :
اگر وکیل یا قیم قانونی اشخاص در فرایند ثبت شرکت حضور داشته باشد، ارائه اصل و کپی این دو مدرک هم الزامی است.

آگهی روزنامه رسمی :
به عنوان یک سند دولتی، روزنامه رسمی مرجع قانونی انتشار تمام آگهی‌های حقوقی در کشور است. این روزنامه متعلق به قوه قضائیه، و مهم‌ترین وظیفه آن انتشار آگهی‌ ثبت شرکت و تغییرات آن است.
هدف درج آگهی تاسیس شرکت در روزنامه رسمی، اعلام آغاز فعالیت آن به صورت رسمی است.

آگهی روزنامه کثیرالانتشار :
انتشار آگهی در روزنامه کثیرالانتشار جهت اطلاع‌رسانی عمومی شرکت‌های تازه‌تاسیس است. برای درج آگهی ثبت شرکت در این روزنامه‌ها به شناسه ملی شرکت احتیاج است.